SEMESTRAL
WORD(carta combinada o correspondencias)
Paso 1: Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia
El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es configurar y preparar los datos. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como origen de datos de la lista de destinatarios.
Aquí encontrará algunas sugerencias para preparar los datos para una combinación de correspondencia. Asegúrese de lo siguiente:
- Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y apellidos.
- Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo.
- Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.
- La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su equipo local.
- Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a su documento de combinación de correspondencia en Word.
Paso 2: Iniciar la combinación de correspondencia
- En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
- En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia y el tipo de combinación que quiere ejecutar.
- Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.
- Busque su hoja de cálculo de Excel y luego elija Abrir.
- Si Word se lo solicita, elija Hoja1$ > Aceptar.
Nota: De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de combinación de correspondencia que esté creando en Word.
Editar la lista de distribución de correo
Puede limitar quién recibe el correo.
- Elija Editar lista de destinatarios.
- En el cuadro de diálogo destinatarios de combinación de correspondencia, desactive la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba sus correos.
Paso 3: Insertar un campo de combinación
Para insertar un bloque de direcciones para un sobre, una etiqueta, un mensaje de correo electrónico o una carta
- En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque de direcciones.
- En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.
- Elija Aceptar.
- Elija Archivo > Guardar.
Para insertar una línea de saludo en un mensaje de correo electrónico o una carta
- En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Línea de saludo.
- En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, haga lo siguiente:
- En el formato de la Línea de saludo, cambie el saludo si es necesario seleccionando el saludo (Estimado es el predeterminado), el formato del nombre del destinatario y la puntuación final (el valor predeterminado es una coma).
y - En Línea de saludo para nombres de destinatarios no válidos, elija una opción en la lista de saludos.
- Elija Aceptar.
- Elija Archivo > Guardar.
Para insertar datos de una hoja de cálculo en un mensaje de correo electrónico o una carta
- En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Insertar campo de combinación.
- En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, en Campos, elija un nombre de campo (nombre de columna en la hoja de cálculo) y elija Insertar.
- Repita el paso 2 según sea necesario y elija Cerrar cuando haya terminado.
- Elija Archivo > Guardar.
Paso 4: Obtener una vista previa y finalizar la combinación de correspondencia
- En la pestaña Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los resultados.
- Elija los botones de registro Siguiente
o Anterior 
para desplazarse a través de los registros en el origen de datos y ver cómo aparecerán los registros en el documento. - En el grupo Finalizar, elija Finalizar y combinar e Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico.
